Vom Papier-Lohnlauf zum Mitarbeiterportal.

Ausgangslage

Hessel u. Sohn ist ein Handwerksbetrieb mit rund 40 Beschäftigten, Monteure im Außendienst, ein kleines Büro. Stundenzettel kamen auf Papier, Urlaub und Krankmeldungen per Anruf oder Zettel, die Personalakten lagen in Ordnern. Vor jedem Lohnlauf saß das Büro tagelang über Listen, verglich Zettel mit der Branchensoftware und übergab die Ergebnisse von Hand an die Kanzlei.

Das lief seit Jahren so und es lief. Nur eben mit Rückfragen, mit Fehlern, die erst auf der Abrechnung auffielen, und mit Wissen, das in zwei Köpfen steckte.

Der erste Schritt war kein Code

Im Erstgespräch ging es nicht um Software, sondern um den Weg eines Stundenzettels: wer schreibt ihn, wer prüft ihn, was passiert bei Sonntagsarbeit, was bei Krankheit, wo landet er am Ende. Daraus entstand ein Konzept mit Festpreis, das genau diesen Weg abbildet und nichts darüber hinaus.

Was gebaut wurde

Eine digitale Personalakte mit Dokumenten, Zeugnissen und Verträgen je Person. Ein Stunden- und Lohnmodul, das die Zeiten aus der Branchensoftware übernimmt, Nachträge und Zuschläge nach den Regeln des Betriebs berechnet und vor jedem Lohnlauf ein Prüfprotokoll erzeugt, das zeigt, was auffällig ist, bevor es die Kanzlei sieht. Abwesenheiten und Krankmeldungen kommen vom Handy der Beschäftigten direkt ins Büro, mit Genehmigung durch die Leitung. Am Ende steht eine Übergabe an DATEV, die das Büro selbst auslöst.

Für die Monteure gibt es einen eigenen Einstieg: ein Konto, eine einfache Oberfläche, Stunden und Anträge in wenigen Klicks.

So lief die Umsetzung

Alle zwei Wochen ein lauffähiger Stand auf einer Testumgebung des Betriebs, in der das Büro mit echten Fällen probiert hat. Was nicht passte, wurde in der nächsten Runde geändert. Der erste echte Lohnlauf lief als Probelauf parallel zum alten Weg, bis beide Ergebnisse übereinstimmten. Erst dann wurde umgestellt.

Nach dem Launch blieb ich Ansprechpartner: Anfragen aus dem Betrieb werden zu Aufgaben, kleine Änderungen sind nach Prüfung und Freigabe innerhalb von Tagen im System.

Was sich verändert hat

Die Lohnvorbereitung ist kein mehrtägiger Abgleich mehr, sondern ein Durchgang durch ein Prüfprotokoll. Zettel gehen nicht mehr verloren, weil es keine Zettel mehr gibt. Wer krank ist oder Urlaub hat, weiß das Büro, bevor es nachfragen muss. Und das Wissen über die Regeln des Betriebs steckt jetzt im System, dokumentiert, statt in zwei Köpfen.

Wenn Sie sich in der Ausgangslage wiedererkennen.

Dann ist das Erstgespräch der richtige nächste Schritt: 30 bis 60 Minuten, kostenlos, am Ende ein klarer Vorschlag oder eine ehrliche Empfehlung.