Elektronische Entgeltunterlagen: was ab 2027 für jeden Betrieb gilt.

Arbeitsvertrag, Erklärung der Minijobberin, Aufenthaltstitel, Stundenaufzeichnungen: Vieles, was im Personalordner liegt, gehört zu den Entgeltunterlagen, die bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung vorgelegt werden. Diese Unterlagen sind elektronisch zu führen. Viele Betriebe haben sich davon befreien lassen, und genau diese Befreiung läuft jetzt aus. Diese Notiz fasst zusammen, was gilt, und zeigt, wie Hessel u. Sohn, ein Haustechnikbetrieb mit rund 40 Beschäftigten, es umgesetzt hat. Sie ersetzt keine Beratung durch Kanzlei oder Rentenversicherung.

Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2022 sind die Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in elektronischer Form zu führen. Arbeitgeber konnten sich auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 davon befreien lassen (§ 8 Abs. 3 BVV). Damit ergeben sich zwei Stichtage:

• Ohne Befreiungsbescheid gilt die Pflicht schon seit dem 1. Januar 2022.
• Mit Befreiungsbescheid gilt sie ab dem 1. Januar 2027.

Ob es einen Bescheid gibt, weiß meist die Kanzlei, die den Lohn macht. Das lohnt sich zu klären, bevor man plant, denn davon hängt ab, ab welchem Datum Unterlagen vollständig digital vorliegen müssen.

Ein bestimmtes Programm schreibt die Verordnung nicht vor. Es muss also nicht die Personalakte aus der Lohnsoftware sein, entscheidend sind Form, Vollständigkeit und Verfügbarkeit.

Welche Unterlagen gehören dazu?

Die vollständige Liste steht in § 8 Abs. 2 BVV. Im Handwerksbetrieb tauchen typischerweise diese Unterlagen auf:

• Arbeitsvertrag oder die Niederschrift der Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz
• Antrag von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnis bei Beschäftigten von außerhalb des EWR
• Immatrikulationsbescheinigung bei Werkstudierenden
• Nachweise für die Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung
• im Baugewerbe, wozu auch das Installationsgewerbe zählt, die Aufzeichnungen der Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz

Nicht dazu gehören zum Beispiel Schwerbehindertenausweis, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder Sozialversicherungsausweis. Die dürfen in der Personalakte liegen, sind aber keine Entgeltunterlagen.

Ältere Unterlagen müssen nicht nachgescannt werden. Erfasst wird, was ab dem Stichtag neu entsteht, etwa ein neuer Vertrag oder eine Vertragsänderung.

Welche Form die Dateien haben müssen

Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV vom 18. März 2022 und die dazugehörige Verfahrensbeschreibung regeln das Format. Die wichtigsten Punkte:

• eine Unterlage je Datei, nicht der ganze Personalordner als ein PDF
• als PDF oder Bilddatei (JPEG, BMP, PNG, TIFF)
• Dateiname höchstens 64 Zeichen, nur Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern, Bindestrich und Unterstrich, oder eine Tabelle, die jede Datei einer Person und einer Unterlagenart zuordnet
• nach dem Ablegen nicht mehr veränderbar, Änderungen nur als neue Fassung

Was mit den Papieroriginalen passiert

Wird eine Unterlage auf Papier übergeben und eingescannt, ist das Original bis zum bestandskräftigen Abschluss der nächsten Betriebsprüfung aufzubewahren (§ 9 Abs. 5 BVV). Wegwerfen nach dem Scannen geht also nicht sofort.

Für einige Erklärungen ist Schriftform vorgeschrieben, darunter der Befreiungsantrag von Minijobbern. Ein Scan reicht hier nur mit fortgeschrittener elektronischer Signatur des Arbeitgebers. Ohne diese Signatur bleibt das Papier zusätzlich im Ordner. Das gilt unabhängig davon, welches Programm Sie nutzen. Bei manchen Erklärungen gehört außerdem das Eingangsdatum auf das Dokument, am besten per Stempel vor dem Scannen.

Wie die Prüfung dann abläuft

Die Lohndaten gehen wie bisher über die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), meist über die Kanzlei. Die Belege aus der Personalakte laufen nicht über die euBP. Wie sie zum Prüfer kommen, wird mit der Rentenversicherung abgestimmt. Im Projekt war das ein Versand per Mail, in Teilen von höchstens 10 MB. Praktisch ist deshalb ein Export, der alle Unterlagen eines Zeitraums mit Inhaltsverzeichnis zusammenpackt.

Wie Hessel u. Sohn es gelöst hat

Hessel u. Sohn in Stuttgart hatte schon eine eigene digitale Personalakte, gebaut im Projekt vom Papier zum Portal. Die Kanzlei hatte die Personalakte aus der Lohnsoftware empfohlen. Der Betrieb wollte aber keinen zweiten Ort für Personaldokumente pflegen. Deshalb haben wir die Entgeltunterlagen als Modul in die bestehende Akte gebaut:

• Unterlagenarten genau nach § 8 Abs. 2 BVV, je Person mit einer Ampel: vollständig, empfohlen, fehlt
• Merkmale wie Minijob, Rentner, außerhalb EWR oder Baugewerbe steuern, welche Unterlagen erwartet werden
• jede Datei mit Prüfsumme festgeschrieben, Fehlablagen werden storniert statt gelöscht
• Dateinamen werden beim Hochladen automatisch nach den Vorgaben gekürzt
• Kennzeichen „Papieroriginal liegt vor“, damit klar ist, was im Schrank bleiben muss
• die monatlichen Stundenaufzeichnungen werden beim Monatsabschluss festgeschrieben
• ein Prüfpaket als ZIP mit Inhaltsverzeichnis, aufgeteilt in mailtaugliche Größen

Die Fragen, die der Betrieb vorher mit der Kanzlei klären musste, waren immer dieselben: Gibt es einen Befreiungsbescheid? Wann war die letzte Betriebsprüfung? Wer übermittelt was an den Prüfer? Diese drei Antworten sollten Sie haben, bevor Sie sich für ein Programm entscheiden.

Checkliste bis zum 31. Dezember 2026

• Bei der Kanzlei nachfragen, ob es einen Befreiungsbescheid gibt und bis wann er gilt.
• Festlegen, wo die Unterlagen künftig liegen: Lohnsoftware, Dokumentensystem oder eigene Akte.
• Für jede beschäftigte Person prüfen, welche Unterlagenarten auf sie zutreffen.
• Ein Schema für Dateinamen oder eine Zuordnungstabelle festlegen.
• Einen Ort und eine Regel für Papieroriginale bestimmen, die aufbewahrt werden müssen.
• Klären, wie die Unterlagen bei der nächsten Prüfung zum Prüfer kommen.
• Sicherung einrichten und einmal ausprobieren, ob sich die Dateien zurückholen lassen.

Quellen: Beitragsverfahrensverordnung §§ 8 bis 11 (gesetze-im-internet.de), Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV vom 18.03.2022 und Verfahrensbeschreibung zu den elektronischen Entgeltunterlagen, Informationen der Deutschen Rentenversicherung zur euBP.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre bestehende Lösung reicht oder ob sich ein eigenes Modul lohnt, klären wir das in einem kostenlosen Erstgespräch. Wie Stunden aus der Erfassung in die Lohnabrechnung kommen, steht in der Notiz Stundenerfassung mit DATEV.