Stundenerfassung mit DATEV: der Weg vom Zettel in die Lohnabrechnung.

Die Ausgangslage kennt fast jeder Betrieb, dessen Lohn bei einer Kanzlei läuft: Die Monteure schreiben Stunden auf, das Büro überträgt sie in die Branchensoftware, und am Monatsende entsteht daraus von Hand eine Aufstellung für die Steuerberatung. Excel, Mail, Rückfragen, Korrektur, noch eine Mail. Wer das ändern will, hat mehrere Wege zur Auswahl. Diese Notiz stellt sie nebeneinander, zeigt, worauf es bei jedem Weg ankommt, und erzählt aus dem laufenden Projekt bei Hessel u. Sohn, in dem die Stunden heute als Datei direkt in DATEV LODAS landen.

Vorab eine Klärung, die viele Gespräche abkürzt: DATEV bietet für die Lohnabrechnung zwei Programme an, LODAS und Lohn und Gehalt. Welches Ihre Kanzlei nutzt, bestimmt, welche Exporte und Formate überhaupt passen. Das ist die erste Frage an die Kanzlei, noch vor der Frage nach einer App.

Vier Wege, Stunden zu DATEV zu bringen

1. Excel-Liste an die Kanzlei

Der häufigste Weg. Das Büro sammelt die Zettel, überträgt Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten in eine Tabelle und schickt sie an die Kanzlei, die die Werte in DATEV erfasst. Das kostet keine Software und funktioniert, solange die Tabelle sauber geführt wird. Der Preis ist doppelte Erfassung: einmal im Betrieb, einmal in der Kanzlei, mit Tippfehlern an beiden Stellen und Rückfragen dazwischen.

2. Zeiterfassungs-App mit DATEV-Export

Viele Zeiterfassungs-Apps werben mit einem DATEV-Export. Das kann gut funktionieren, lohnt aber einen genauen Blick: Für welches der beiden Lohnprogramme ist der Export gedacht? Werden nur Stundensummen übergeben oder auch Lohnarten und Zuschläge? Lassen sich die Lohnartnummern Ihrer Kanzlei hinterlegen? Ein Export, der nur Summen liefert, spart das Abtippen, aber nicht die Zuordnung.

3. Stunden aus der Branchensoftware

Wer ohnehin mit einer Handwerkersoftware arbeitet, hat die Stunden oft schon dort, weil sie für die Nachkalkulation auf Aufträge gebucht werden. Manche Programme bringen einen eigenen Lohnexport mit. Ob er zu den Lohnarten und Regeln Ihres Betriebs passt, zeigt nur ein Probemonat. Fehlt der Export, bleibt die Strecke von dort bis zur Kanzlei Handarbeit.

4. Eigene Anwendung mit LODAS-Import

LODAS kann Bewegungsdaten aus einer Textdatei einlesen, dem sogenannten ASCII-Import. Eine Anwendung, die genau diese Datei erzeugt, ersetzt die Excel-Liste vollständig: Die Kanzlei liest ein, statt abzutippen. Das ist der Weg aus dem Projekt weiter unten. Er lohnt sich, wenn die Regeln des Betriebs so speziell sind, dass Standardexporte sie nicht abbilden, oder wenn die Stunden ohnehin in einer eigenen Anwendung erfasst werden.

DATEV entwickelt seine Lohnprogramme und Schnittstellen laufend weiter. Welche Importwege langfristig bestehen bleiben, sollten Sie vor einer größeren Investition mit Ihrer Kanzlei klären.

Mobile Zeiterfassung für DATEV LODAS

Im Handwerk heißt Zeiterfassung meist: am Handy, auf der Baustelle, im Moment der Arbeit. Damit die Stunden danach ohne Abtippen in LODAS landen, muss die App mehr können als eine Stundensumme exportieren. Darauf kommt es an:

• Jede Person trägt in der App dieselbe Personalnummer wie in LODAS.
• Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten werden den Lohnarten der Kanzlei zugeordnet, nicht frei benannt.
• Vor dem Export prüft das Büro eine Liste mit Auffälligkeiten, etwa fehlende Pausen oder Tage ohne Buchung.
• Der Monat wird abgeschlossen, danach ändert niemand mehr still eine Buchung.
• Am Ende steht eine Importdatei, die die Kanzlei einliest, statt einer Liste, die sie abtippt.

Worauf es bei jedem Weg ankommt

Egal ob Excel, App oder eigene Anwendung: Ob der Lohnlauf ruhig wird, entscheidet sich an drei Stellen, nicht an der Technik.

• Lohnarten. Normalstunden, Mehrarbeit, Zuschläge und Fehlzeiten laufen in DATEV über Lohnarten mit Nummern, die die Kanzlei festlegt. Ohne eine von der Kanzlei bestätigte Zuordnungstabelle ist jeder Export Raten.
• Zuschläge. Welche Zuschläge es gibt, ab wann sie gelten und wie sie zusammentreffen, steht in Arbeitsvertrag, Tarif oder Betriebsvereinbarung. Diese Regeln müssen einmal aufgeschrieben werden, sonst rechnet jeder anders.
• Zeitkonto. Wird Mehrarbeit ausgezahlt oder angespart? Wer ein Zeitkonto führt, braucht einen Ort, an dem der Stand stimmt, und eine klare Regel, was ins Konto geht und was an die Lohnabrechnung.
• Bewegungsdaten statt Stammdaten. In die monatliche Übergabe gehört, was sich jeden Monat ändert: Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten. Stundenlohn, Bankverbindung oder feste Kostenstellen sind Stammdaten und werden in DATEV gepflegt. Im Projekt unten hat die Kanzlei das ausdrücklich so vorgegeben, weil sonst Doppelungen entstehen.

Aus der Praxis: Hessel u. Sohn, rund 40 Beschäftigte

Bei Hessel u. Sohn in Stuttgart, einem Handwerksbetrieb mit gewerblichen und kaufmännischen Mitarbeitenden, habe ich die Strecke vom Zettel bis zur Kanzlei durch eine Anwendung ersetzt, die am Ende eine Datei erzeugt, die die Kanzlei direkt in DATEV LODAS einliest. Der Code dafür war der kleinere Teil der Arbeit. Hier ist der größere.

Die Branchensoftware hat keine Schnittstelle

Die Stammdaten der Mitarbeitenden lagen in Taifun, einer verbreiteten Handwerkersoftware. Sie speichert in einer Btrieve-Datenbank, ohne SQL-Zugang und ohne Programmierschnittstelle. Der einzige verlässliche Weg hinein und hinaus ist der eingebaute Export. Das klingt nach einer Einschränkung, ist aber in Wahrheit die saubere Lösung: Das Büro löst den Export aus, die Anwendung liest die Datei, nichts greift ungefragt in das Fachprogramm.

Die Falle steckte im Detail. Der Export kürzt Namen auf 18 Zeichen, bei langen Doppelnamen fehlt der Vorname. Wer die Datensätze naiv über den vollen Namen abgleicht, verliert Mitarbeitende oder verwechselt sie. Der Abgleich läuft deshalb über die Personalnummer, und wo die fehlt, über den Nachnamen mit einer Prüfliste, die das Büro einmal bestätigt.

Lohnarten sind das eigentliche Projekt

Eine Stunde ist nicht gleich eine Stunde. Normalzeit, Mehrarbeit, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge landen in unterschiedlichen Lohnarten, und gewerbliche Mitarbeitende haben andere Lohnarten als das Büro. Jede dieser Lohnarten hat in LODAS eine Nummer, und diese Nummern vergibt die Kanzlei, nicht der Betrieb und nicht die Software.

Die Regel, die am Ende alles ordnete, passt in einen Satz: Zuschläge gehen nie ins Zeitkonto, sondern immer an DATEV. Mehrarbeit dagegen wandert ins Zeitkonto und wird dort auf- oder abgebaut. Solange diese Trennung nicht schriftlich zwischen Betrieb, Kanzlei und Anwendung feststeht, ist jede Auswertung Auslegungssache.

Ein Fehler, den ich nicht wiederholen werde: Die Zuordnungstabelle kam als Excel, und in einer Fassung waren die Spalten um eine Zeile verrutscht. Drei Lohnarten hatten damit Nummern, die es in der Kanzlei gar nicht gab. Aufgefallen ist das erst im Probelauf. Seitdem gilt: Jede einzelne Lohnartnummer wird von der Kanzlei bestätigt, bevor sie in die Anwendung kommt.

Das Zeitkonto braucht einen Stichtag

Jeder Mitarbeitende bringt einen Zeitkontostand mit, der irgendwo in der alten Welt steht. Diese Stände werden einmalig zu einem Stichtag übernommen, danach rechnet nur noch die Anwendung. Alles vor dem Stichtag ist Vergangenheit und wird nicht nachgebaut. Der erste echte Abrechnungsmonat ist der erste volle Monat nach dem Stichtag. Diese eine Entscheidung erspart Wochen an Diskussionen über alte Salden.

Prüfen und Freigeben sind zwei Schritte

Anfangs gab es einen Knopf: Monat freigeben. Im Betrieb zeigte sich schnell, dass zwei Personen beteiligt sind. Das Büro prüft auf Vollständigkeit: fehlende Pausen, doppelte Tage, Mehrarbeit ohne Freigabe, Monteure ohne Eintrag. Die Geschäftsführung gibt danach den Monat frei. Erst dann entsteht die Datei. Beide Schritte werden mit Name und Zeitpunkt vermerkt, damit später nachvollziehbar ist, wer was wann bestätigt hat.

Drei echte Monate, bevor es zählt

Die Anwendung lief drei Monate parallel zum bisherigen Weg. Für jeden Monat wurde die erzeugte Datei mit der Abrechnung der Kanzlei verglichen, Abweichung für Abweichung. Die meisten Abweichungen waren keine Programmfehler, sondern ungeklärte Regeln: Wie wird ein halber Feiertag gezählt, was passiert mit Mehrarbeit in der Probezeit, welche Zuschläge gelten in der Nacht auf einen Feiertag. Jede Antwort wurde aufgeschrieben und in die Anwendung übernommen. Erst als drei Monate hintereinander eine gültige Datei ohne Nacharbeit entstand, wurde der alte Weg abgeschaltet.

Häufige Fehler bei der Stundenerfassung für DATEV

• Lohnartnummern selbst vergeben. Die Nummern kommen von der Kanzlei. Jede einzelne bestätigen lassen, bevor sie in eine Software kommt.
• Zuschläge ins Zeitkonto buchen. Zuschläge sind Geld, keine Zeit. Wer sie mit der Mehrarbeit vermischt, bekommt einen Zeitkontostand, den niemand erklären kann.
• Nur Summen übergeben. Eine Monatssumme je Person reicht der Kanzlei selten. Zuschläge und Fehlzeiten brauchen ihre eigene Lohnart.
• Stammdaten jeden Monat mitschicken. Was sich nicht ändert, gehört nicht in die monatliche Datei.
• Ohne Prüfschritt übergeben. Fehlende Pausen, doppelte Tage und Mehrarbeit ohne Freigabe fallen sonst erst auf der Lohnabrechnung auf.
• Am ersten Tag umstellen. Ein paar Monate Parallelbetrieb mit Abgleich gegen die Kanzlei sind billiger als eine falsche Abrechnung.
• Mit Zetteln aus dem Gedächtnis anfangen. Jede Übergabe ist nur so gut wie die Erfassung. Wer noch auf Papier schreibt, findet in unserer kostenlosen Stundenzettel Vorlage für Handwerker einen Wochenzettel mit allen nötigen Spalten.

Was am Ende steht

Die Monteure erfassen ihre Zeiten am Handy, im Moment der Arbeit. Das Büro sieht eine Prüfliste statt eines Zettelstapels. Die Geschäftsführung gibt den Monat mit einem Klick frei, und die Kanzlei bekommt eine Datei, die sie einliest, statt einer Tabelle, die sie abtippt. Der Aufwand vor dem Lohnlauf ist vom Abgleich zum Durchlesen einer Liste geschrumpft.

Was ein Betrieb dafür mitbringen muss, ist überschaubar: Zugang zum Export der Branchensoftware, eine Kanzlei, die die Lohnarten bestätigt, und die Bereitschaft, Regeln aufzuschreiben, die bisher in Köpfen steckten. Der Rest ist Handwerk.