Rechnungsfreigabe im Handwerksbetrieb: vom Mail-Pingpong zum Portal.

Eine Eingangsrechnung hat in einem Handwerksbetrieb einen langen Weg. Sie kommt per Mail, per Post oder als Foto vom Monteur. Das Büro leitet sie an den zuständigen Projektleiter weiter, der prüft, ob Lieferung und Betrag stimmen, und antwortet irgendwann. Oder auch nicht, dann kommt eine Erinnerung. Die Buchhaltung wartet, der Skonto läuft ab, und am Monatsende fehlt trotzdem ein Beleg. Diese Notiz erklärt, was eine Rechnungsfreigabe eigentlich ist, wie ein sauberer Ablauf aussieht und was die E-Rechnung daran ändert. Danach folgt ein Blick in das Portal von LUKA, das diesen Weg für drei Firmen mit über 100 Mitarbeitenden ersetzt hat, und am Ende eine Checkliste.

Was eine Rechnungsfreigabe ist

Mit der Freigabe bestätigt jemand im Betrieb, dass eine Eingangsrechnung bezahlt werden darf. Dahinter stecken zwei Prüfungen, die oft verschiedene Personen machen:

• Sachlich richtig: Die Ware ist angekommen oder die Leistung ist erbracht, Menge und Preis passen zu Angebot, Bestellung oder Lieferschein. Das kann nur beurteilen, wer auf der Baustelle oder im Auftrag steckt, meist Projektleitung oder Bauleitung.
• Rechnerisch und formal richtig: Summen, Steuer und Pflichtangaben stimmen, die Rechnung ist an die richtige Firma adressiert und noch nicht bezahlt. Das prüft in der Regel das Büro oder die Buchhaltung.

Erst wenn beides bestätigt ist, geht die Rechnung in die Zahlung. Klingt selbstverständlich. In der Praxis hängt die Rechnung genau zwischen diesen beiden Prüfungen fest, weil niemand genau weiß, wer als Nächstes dran ist.

Der typische Ablauf

1. Eingang: per Mail, Post oder als Foto von der Baustelle.
2. Erfassen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit werden festgehalten, auf Papier im Eingangsbuch oder digital.
3. Formal prüfen: Pflichtangaben, Rechenweg, Empfängerfirma, Dublette.
4. Zuordnen: zu Auftrag, Projekt oder Kostenstelle, und damit zu der Person, die sachlich prüfen kann.
5. Sachlich prüfen und freigeben: die zuständige Person bestätigt Lieferung und Preis oder meldet eine Abweichung.
6. Übergeben: die freigegebene Rechnung geht an die Buchhaltung oder Kanzlei und in den Zahlungslauf, möglichst innerhalb der Skontofrist.
7. Ablegen: Beleg und Freigabevermerk werden so archiviert, dass sie später auffindbar sind.

Jeder dieser Schritte ist einfach. Langsam wird es zwischen den Schritten: wenn eine Rechnung in einem Postfach liegt, auf das nur eine Person schaut, oder wenn bei Urlaub niemand vertritt.

Was bei der formalen Prüfung auf der Rechnung stehen muss

Fehlt eine Pflichtangabe, kann das den Vorsteuerabzug kosten. Die Angaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG, kurz zusammengefasst:

• vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Empfängerfirma
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeteilt, Steuersatz und Steuerbetrag

Zwei Sonderfälle kommen im Handwerk oft vor. Rechnungen bis 250 Euro brutto brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV). Und bei Bauleistungen von Nachunternehmern schuldet oft der Empfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Dann steht auf der Rechnung keine Steuer, sondern der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Rechnet ein Nachunternehmer nach Stunden ab, gehören die unterschriebenen Stundenlohnzettel zur sachlichen Prüfung dazu, wie sie in der Rapportzettel Vorlage beschrieben sind.

Freigabe nach Kostenstelle

Die Frage „wer muss das freigeben?“ lässt sich am verlässlichsten über eine Zuordnung beantworten, die es im Betrieb ohnehin gibt: den Auftrag oder die Kostenstelle. Jede Kostenstelle hat eine verantwortliche Person, zum Beispiel die Leitung Kundendienst, die Werkstatt oder der Fuhrpark. Kommt eine Rechnung herein, wird sie der Kostenstelle zugeordnet, und damit steht fest, wer prüft.

• Für wiederkehrende Lieferanten lässt sich eine übliche Kostenstelle vorschlagen, das Büro bestätigt nur noch.
• Rechnungen mit Auftragsbezug gehen an die Projektleitung des Auftrags, nicht an die allgemeine Kostenstelle.
• Für jede verantwortliche Person gibt es eine Vertretung, damit Urlaub die Freigabe nicht stoppt.
• Ab einer Betragsgrenze, die der Betrieb selbst festlegt, kann eine zweite Freigabe sinnvoll sein.

Eingangsrechnungen digitalisieren

Eingangsrechnungen digitalisieren heißt nicht nur scannen. Es heißt, dass jede Rechnung an einem einzigen digitalen Ort liegt, mit ihrem Status: eingegangen, bei wem, freigegeben, übergeben, bezahlt. Ob sie als Papier, als PDF oder als E-Rechnung kam, ist dann egal.

Für Papier und einfache PDFs liest eine Texterkennung die wichtigsten Angaben aus. Das spart Tipparbeit, braucht aber eine Kontrolle durch einen Menschen. Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchte, sollte das Verfahren vorher mit der Steuerberatung abstimmen und schriftlich festhalten (Stichwort GoBD). Ohne diese Abstimmung bleibt das Papieroriginal besser im Ordner.

E-Rechnung und ZUGFeRD

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Papier und einfache PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 noch zulässig, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen der Normalfall. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Wichtig für die Praxis: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. ZUGFeRD ist ein Mischformat, ein normales PDF zum Lesen mit einer eingebetteten XML-Datei für die Software. Maßgeblich ist der XML-Teil. Für die Rechnungsfreigabe ist das eine gute Nachricht: Die Daten müssen nicht mehr erkannt werden, sie stehen schon im Beleg. Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format, ein Ausdruck reicht nicht.

Stand Oktober 2026, keine Steuerberatung. Welche Fristen für Ihren Betrieb gelten und wie Sie E-Rechnungen archivieren, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Aus der Praxis: das Portal der LUKA-Gruppe

Für die LUKA-Gruppe, ein Haustechnik-Unternehmen mit drei Firmen (Luka KG, Luka GmbH und R+T) und über 100 Mitarbeitenden, habe ich den Weg der Eingangsrechnung durch ein Portal ersetzt. Sieben Entscheidungen haben dabei den Unterschied gemacht.

Zwei Eingänge, eine Liste

Rechnungen kamen auf zwei Wegen: als Mail in ein Sammelpostfach und als Scan in einen Ordner auf dem Netzlaufwerk. Beide Wege blieben bestehen, weil sich Lieferanten nicht umerziehen lassen. Das Portal liest das Postfach über die Microsoft-Schnittstelle und den Ordner nur lesend, ohne dort je etwas zu verändern. Alles landet in einer einzigen Liste, und ab da gibt es nur noch einen Ort, an dem eine Rechnung liegen kann.

Erkennen, aber nicht blind vertrauen

Eine Texterkennung liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus dem Beleg. Was sie sicher erkannt hat, wird vorbelegt, was unsicher ist, wird markiert. Ein Mensch bestätigt mit einem Blick. Das ist langsamer als volle Automatik und trotzdem die richtige Entscheidung: Eine falsch erkannte Summe, die ungeprüft in die Buchhaltung läuft, kostet mehr als hundert bestätigte Klicks.

Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung, liest das Portal die eingebettete XML-Datei statt der Texterkennung. Dann stehen die Angaben fest, bevor jemand sie ansieht.

Dubletten sind das häufigste Problem

Dieselbe Rechnung kommt per Mail und drei Tage später noch einmal als Scan. Oder der Lieferant schickt eine Zahlungserinnerung mit der Rechnung im Anhang. Ohne Schutz wird zweimal freigegeben und im schlimmsten Fall zweimal bezahlt. Das Portal bildet aus Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag einen Schlüssel und zusätzlich einen Abdruck des erkannten Textes. Kommt ein Beleg mit bekanntem Schlüssel oder gleichem Abdruck, wird er als Dublette angezeigt, nicht angelegt.

Gelernt habe ich dabei, dass die Prüfung an jedem Eingang sitzen muss. Die meisten Dubletten kamen am Ende nicht über Mail oder Scan, sondern über den manuellen Upload, den jemand „zur Sicherheit" noch einmal machte.

Freigeben darf, wer zuständig ist

Die naheliegende Regel wäre: Projektleiter dürfen freigeben. Im Betrieb ist es anders. Freigeben darf, wer dieser Rechnung zugewiesen ist, unabhängig von seiner Rolle. Die Zuweisung passiert beim Eingang, über das Projekt oder von Hand. Bei Urlaub gibt es eine Vertretung, die für einen Zeitraum die Zuweisungen übernimmt. So gibt es zu jeder Rechnung genau eine Person, die dran ist, und das Portal zeigt sie an.

Eine Regel aus diesem Projekt gilt seitdem für alles, was ich baue: Wer eine Funktion sehen darf, muss sie auch benutzen können. Sichtbar heißt benutzbar. Jede Abweichung davon erzeugt Rückfragen im Büro, weil ein Knopf da ist und trotzdem nicht geht.

Zwei Klicks zur selben Zeit

Bei über hundert Nutzern passiert es, dass zwei Personen dieselbe Rechnung gleichzeitig öffnen. Ohne Schutz gibt einer frei, der andere ändert danach den Betrag, und niemand merkt es. Das Portal sperrt eine Rechnung, solange jemand sie bearbeitet, und die Freigabe selbst ist ein einziger, unteilbarer Schritt: Entweder sie gelingt ganz, mit Zeitstempel und Name, oder sie passiert nicht. Klingt technisch, ist aber genau die Stelle, an der sonst Vertrauen verloren geht.

Drei Firmen, eine Oberfläche

Der Betrieb besteht aus drei Firmen mit teils denselben Leuten. Jede Firma hat ihr eigenes Archiv und ihre eigenen Ablagepfade, und nichts fällt stillschweigend auf die Hauptfirma zurück, wenn ein Firmenbezug fehlt. Die Buchhaltung sieht firmenübergreifend, alle anderen nur die Firma, in der sie gerade arbeiten. Ein Umschalter oben in der Oberfläche, mehr braucht es nicht.

Übergabe an die Buchhaltung

Freigegebene Rechnungen landen mit Beleg und Protokoll in einem Ordner je Firma, aus dem die Buchhaltung sie in DATEV übernimmt. Zu jeder Rechnung ist nachvollziehbar, wann sie eingegangen ist, wer sie geprüft hat, wer sie freigegeben hat und wann sie bezahlt wurde. Die Frage „Wo ist die Rechnung von der Firma X?" beantwortet das Portal, nicht mehr das Büro.

Was sich verändert hat

Keine Weiterleitungen mehr, keine Erinnerungsmails, keine Suche im Posteingang. Das Büro sieht auf einen Blick, welche Rechnungen bei wem liegen und wie lange schon. Die Projektleiter bekommen eine Liste statt einer Flut, und die Buchhaltung bekommt Belege, die vollständig sind, bevor sie ankommen. Das Portal ist inzwischen der Ort, an dem auch Lieferscheine, Wartung und Fuhrpark laufen. Angefangen hat es mit einer einzigen Frage: Wer muss diese Rechnung eigentlich freigeben?

Checkliste für die Rechnungsfreigabe

Unabhängig davon, ob Sie auf Papier, mit Standardsoftware oder einem eigenen Portal arbeiten:

• Es gibt genau einen Eingang, an dem alle Rechnungen landen, oder eine Liste, die alle Eingänge zusammenführt.
• Jede Rechnung hat zu jedem Zeitpunkt genau eine Person, die als Nächstes dran ist.
• Sachliche und rechnerische Prüfung sind getrennt und beide vermerkt, mit Name und Datum.
• Die Zuordnung zu Auftrag oder Kostenstelle passiert beim Eingang, nicht bei der Zahlung.
• Für jede freigebende Person ist eine Vertretung festgelegt.
• Dubletten werden an jedem Eingang geprüft, auch beim manuellen Hochladen.
• Skontofristen sind sichtbar, bevor sie ablaufen.
• E-Rechnungen werden im Originalformat abgelegt, die XML-Datei eingeschlossen.
• Freigegebene Rechnungen gehen auf einem festen Weg an Buchhaltung oder Kanzlei.
• Nach einer Rechnung lässt sich suchen, ohne im Büro nachzufragen.