Rapportzettel Vorlage für Handwerker: kostenlos als PDF und Excel.

Was ist ein Rapportzettel?

Der Rapportzettel, je nach Betrieb auch Arbeitsbericht, Regiebericht oder Stundenlohnzettel genannt, hält fest, was bei einem Einsatz vor Ort geleistet wurde. Er ist der Beleg, aus dem das Büro später die Rechnung schreibt, und der Nachweis gegenüber dem Kunden, falls die Rechnung hinterfragt wird.

Der Unterschied zum Stundenzettel: Der Stundenzettel gehört dem Mitarbeiter und zählt seine Arbeitszeit für den Lohn. Der Rapport gehört zum Auftrag und zählt Stunden und Material für die Rechnung. Viele Betriebe brauchen beides. Was auf der Baustelle insgesamt los war, also Wetter, Gewerke, Lieferungen und Behinderungen, gehört dagegen ins Bautagebuch.

Was in der Vorlage steht

• Kopf mit Rapport-Nummer, Kunde, Auftrags- oder Projektnummer, Einsatzort, Datum, Ansprechpartner und Fahrzeug
• freie Zeilen für die ausgeführten Arbeiten
• Arbeitszeit für bis zu vier Personen mit Beginn, Ende, Pause, Stunden, Fahrzeit und Kilometern
• acht Zeilen für Material und Geräte mit Menge, Einheit und Bezeichnung
• Ankreuzfelder: Arbeiten abgeschlossen, Folgetermin nötig, als Regiearbeit vereinbart
• Unterschrift von Monteur und Kunde, beim Kunden mit Name in Druckbuchstaben

In der Excel-Fassung rechnen sich die Stunden je Person selbst aus Beginn, Ende und Pause, unten steht die Summe. Uhrzeiten tragen Sie als 7:30 ein, Pause und Fahrzeit in Minuten. Beide Fassungen sind für A4 hoch eingerichtet.

So füllen Sie den Rapportzettel richtig aus

1. Ein Rapport je Einsatz und Tag. Wer an einem Tag bei zwei Kunden ist, schreibt zwei.
2. Die Auftrags- oder Projektnummer immer eintragen. Ohne sie sucht das Büro den passenden Auftrag von Hand.
3. Arbeiten so beschreiben, dass ein Fremder sie versteht: „Heizkreispumpe EG getauscht, Anlage entlüftet“ statt „Pumpe“.
4. Material gleich beim Verbauen notieren, nicht abends aus dem Gedächtnis.
5. Vor dem Gehen vom Kunden unterschreiben lassen, mit Namen in Druckbuchstaben.
6. Eine Kopie bleibt beim Kunden, das Original geht spätestens am Ende der Woche ins Büro.

Rapportzettel und Stundenlohnarbeiten nach VOB/B

Ist für einen Auftrag die VOB/B vereinbart, gelten für Stundenlohnarbeiten eigene Regeln. Die wichtigsten Punkte in Kürze, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Rechtsberatung:

• Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie vor ihrem Beginn ausdrücklich als solche vereinbart worden sind (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Dafür ist das Ankreuzfeld „Als Regie- / Stundenlohnarbeit vereinbart“ gedacht. Es ersetzt die Vereinbarung aber nicht.
• Über die geleisteten Stunden und das Material sind, wenn nichts anderes vereinbart ist, je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich Listen einzureichen, die Stundenlohnzettel (§ 15 Abs. 3 VOB/B).
• Der Auftraggeber muss die bescheinigten Zettel spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang zurückgeben. Gibt er sie nicht fristgemäß zurück, gelten sie als anerkannt (§ 15 Abs. 3 VOB/B).

Für Aufträge ohne VOB/B, etwa bei Privatkunden, gilt das nicht automatisch. Ein unterschriebener Rapport ist trotzdem der beste Beleg, den Sie haben. Im Zweifel fragen Sie Ihre Innung oder einen Anwalt.

Typische Fehler, die Geld kosten

Material fehlt

Fitting, Dichtung, Kleinteile aus dem Fahrzeuglager: Was nicht auf dem Rapport steht, wird nicht berechnet. Über ein Jahr kommt dabei mehr zusammen, als die meisten Betriebe vermuten.

Keine Unterschrift

Ohne Unterschrift ist der Rapport nur eine Behauptung. Gerade bei Regiearbeiten auf der Baustelle ist sie das, worauf es im Streit ankommt.

Der Rapport liegt wochenlang im Fahrzeug

Je später er im Büro ankommt, desto später geht die Rechnung raus. Und desto schwerer fällt es, Unklarheiten noch zu klären.

Kein Bezug zum Auftrag

Ohne Auftragsnummer lassen sich die Stunden nicht in die Nachkalkulation buchen. Dann weiß am Ende niemand, ob der Auftrag sich gerechnet hat.

Wann sich ein digitaler Rapport lohnt

Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Einsätzen am Tag ist ein sauber geführter Papierrapport völlig in Ordnung. Er kostet nichts und funktioniert ohne Netz im Keller.

Spannend wird es, wenn das Büro jeden Rapport abtippt. Bei zwei Betrieben, für die ich arbeite, sehe ich zwei Wege: Bei Hessel u. Sohn werden Arbeitsberichte in der Branchensoftware am Auftrag geführt, und die Stunden daraus übernimmt das Lohnmodul automatisch. Die LUKA-Gruppe hat Tablets ausgerollt, auf denen der Kunde den Arbeitsbericht direkt vor Ort unterschreibt.

Ein digitaler Rapport lohnt sich meist dann, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Das Büro tippt jede Woche Rapporte in die Branchensoftware ab.
• Rechnungen gehen erst Wochen nach dem Einsatz raus.
• Material wird regelmäßig vergessen oder ist unleserlich.
• Sie möchten wissen, welche Aufträge sich rechnen und welche nicht.

Wie das bei Hessel u. Sohn mit rund 40 Beschäftigten aussieht, zeigt die Projektgeschichte vom Papier zum Portal. Was Papierzettel insgesamt kosten, steht in der Notiz Was Stundenzettel auf Papier wirklich kosten.

Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch. Und wenn die Antwort lautet, dass die Vorlage reicht, sage ich Ihnen das auch.