Stundenzettel Vorlage für Handwerker: kostenlos als PDF und Excel.

Was in der Vorlage steht

Die Vorlage ist bewusst schlicht gehalten. Sie soll im Fahrzeug liegen, mit dem Kugelschreiber ausgefüllt werden und im Büro ohne Rückfrage lesbar sein. Pro Blatt eine Woche:

• Kopf mit Name, Personalnummer, Kalenderwoche und Zeitraum
• je Wochentag zwei Zeilen, damit ein Wechsel der Baustelle sauber getrennt bleibt
• Spalten für Datum, Baustelle oder Projekt, Beginn, Ende, Pause in Minuten, Stunden und Tätigkeit
• eine eigene Spalte für die Fahrzeit, damit sie nicht in der Arbeitszeit untergeht
• Wochensumme für Stunden und Fahrzeit
• Unterschrift von Mitarbeiter oder Mitarbeiterin und von der vorgesetzten Person

In der Excel-Fassung rechnen sich die Stunden selbst aus Beginn, Ende und Pause, auch wenn eine Schicht über Mitternacht geht. Uhrzeiten tragen Sie als 7:30 ein, Pause und Fahrzeit in Minuten. Die Datei ist fürs Drucken auf A4 quer eingerichtet.

Was auf einen Stundenzettel gehört

Ein Stundenzettel ist mehr als eine Hilfe für die Lohnabrechnung. Für die Arbeitszeit gibt es Aufzeichnungspflichten, und ein Wochenzettel wie dieser ist eine einfache Art, sie zu erfüllen. Die wichtigsten Punkte in Kürze, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor, ein sorgfältig geführter Papierzettel kann also reichen.
• Nach dem Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2) ist Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Das Mindestlohngesetz (§ 17) verlangt für Minijobs und für bestimmte Branchen, darunter das Baugewerbe, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Aufgezeichnet werden muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag, aufbewahrt mindestens zwei Jahre.

Was das geplante neue Arbeitszeitgesetz an der elektronischen Erfassung ändern soll, steht in der Notiz Arbeitszeiterfassung im Handwerk: was heute Pflicht ist.

Daraus folgt für die Praxis: Uhrzeiten von Beginn und Ende statt nur einer Tagessumme, die Pause getrennt, und eine Abgabe, die nicht erst am Monatsende passiert. Genau dafür sind die Spalten der Vorlage angelegt.

Das ist keine Rechtsberatung, sondern der Stand Oktober 2026. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Ihre Branche können mehr verlangen. Ob und wie die Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, Ihrer Innung oder einer Rechtsberatung.

So füllen Sie den Stundenzettel richtig aus

1. Täglich ausfüllen, am besten direkt nach Feierabend, nicht am Freitag für die ganze Woche.
2. Uhrzeiten eintragen, nicht nur Stunden. Aus 7:00 bis 16:00 mit 30 Minuten Pause werden 8,5 Stunden, und jeder kann es nachrechnen.
3. Eine Zeile je Baustelle. Wer mittags die Baustelle wechselt, nutzt die zweite Zeile des Tages. So lassen sich die Stunden später dem richtigen Auftrag zuordnen.
4. Baustelle eindeutig benennen, mit Auftragsnummer, Kundenname oder Straße, so wie es im Büro geführt wird.
5. Tätigkeit kurz und konkret: „Heizkörper montiert, 2. OG“ hilft bei der Nachkalkulation mehr als „Montage“.
6. Fahrzeit getrennt eintragen. Wie Fahrzeit vergütet wird, regeln Vertrag, Tarif oder Betrieb. Getrennt notiert, kann das Büro sie nach der eigenen Regel behandeln.
7. Korrekturen lesbar lassen: durchstreichen, daneben neu schreiben, kurz abzeichnen. Überschreiben oder Überkleben macht den Zettel angreifbar.
8. Unterschreiben und pünktlich abgeben, zum Beispiel jeden Montag für die Vorwoche.

Typische Fehler, die im Büro Zeit kosten

Aus dem Gedächtnis geschrieben

Am Freitag für fünf Tage rückwärts ausgefüllt, wird gerundet und geschätzt. Das fällt selten auf, kostet aber auf Dauer Genauigkeit bei Lohn und Nachkalkulation.

Nur die Tagessumme

„8“ in der Spalte Stunden sagt nicht, wann gearbeitet wurde und ob eine Pause dabei war. Für die Aufzeichnung und für Zuschläge braucht es Beginn und Ende.

Pause vergessen oder pauschal abgezogen

Wird die Pause nicht eingetragen, rechnet jemand im Büro sie nachträglich hinein, und zwar nach eigener Annahme. Lieber die tatsächliche Pause in Minuten notieren.

Fahrzeit und Arbeitszeit vermischt

Steht beides in einer Zahl, lässt es sich später nicht mehr trennen. Gerade bei Lohn und Auftragskalkulation macht das einen Unterschied.

Der Zettel kommt zu spät oder gar nicht

Er liegt im Fahrzeug, in der Jacke, auf dem Beifahrersitz. Ein fester Abgabetag und ein fester Ort im Büro helfen mehr als jede Erinnerung.

Baustelle unleserlich oder fehlt

Ohne Auftrag lassen sich die Stunden nicht weiterberechnen. Kürzel, die nur der Monteur kennt, führen zur Rückfrage.

Wann sich ein digitaler Stundenzettel lohnt

Ehrlich gesagt: Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Leuten und einer festen Baustelle ist ein gut geführter Papierzettel völlig in Ordnung. Er kostet nichts, braucht keine Schulung und keine Software. Wenn Sie damit gut fahren, bleiben Sie dabei.

Ein digitaler Zettel lohnt sich meist dann, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Mehr als eine Handvoll Monteure schreiben Zettel, und das Büro tippt sie jeden Monat ab.
• Stunden müssen auf Aufträge gebucht werden, für Rechnung oder Nachkalkulation.
• Zuschläge für Nacht, Sonntag oder Feiertag werden von Hand zugeordnet.
• Der Lohn läuft über die Kanzlei, und vor jedem Lohnlauf wird tagelang abgeglichen.
• Zettel kommen regelmäßig zu spät, und es wird nachtelefoniert.

Für die Stunden und das Material je Auftrag, also das, was der Kunde unterschreibt und was in die Rechnung geht, gibt es die kostenlose Rapportzettel Vorlage. Wer nur Beginn, Ende und Pause für einen ganzen Monat braucht, etwa für Minijobs, nimmt die Arbeitszeitnachweis Vorlage. Den Tag auf der Baustelle selbst, mit Wetter, Lieferungen und Störungen, hält die Bautagebuch Vorlage fest.

Wo genau dabei Zeit und Geld liegen bleiben, beschreibe ich in der Notiz Was Stundenzettel auf Papier wirklich kosten. Wie aus erfassten Stunden eine Datei für die Lohnabrechnung wird, steht in Stundenerfassung mit DATEV. Und wie ein Handwerksbetrieb wie Hessel u. Sohn mit rund 40 Beschäftigten den Weg vom Papier zur App gegangen ist, zeigt die Projektgeschichte vom Papier zum Portal.

Wenn Sie wissen möchten, ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, klären wir das in einem kostenlosen Erstgespräch. Und wenn die Antwort lautet, dass die Vorlage reicht, sage ich Ihnen das auch.