Bautagebuch Vorlage: kostenlos als PDF und Excel.

Was im Vordruck steht

• Bauvorhaben oder Baustelle, Auftraggeber, fortlaufende Bericht-Nr., Datum und Wochentag
• Wetter zum Ankreuzen (sonnig, bewölkt, Regen, Schnee, Frost, Wind) und die Temperatur morgens und mittags
• Arbeitszeit auf der Baustelle von und bis
• Personal mit Name, Gewerk oder Firma und Stunden, sechs Zeilen und eine Summe
• Geräte und Maschinen, die im Einsatz waren
• ausgeführte Arbeiten als großes Feld, mit Bauteil, Achse oder Geschoss
• Materiallieferungen mit Lieferant und Lieferschein-Nr.
• Behinderungen und Unterbrechungen mit Ursache, Beginn, Ende und Folgen
• besondere Vorkommnisse und Anordnungen des Auftraggebers
• Fotos mit Nummer und kurzer Beschreibung
• Unterschrift der Bauleitung und, wenn gewünscht, die Kenntnisnahme des Auftraggebers

In der Excel-Fassung schreibt die Vorlage den Wochentag aus dem Datum selbst hin und addiert die Stunden des Personals. Die Textfelder brechen automatisch um, so dass auch längere Einträge lesbar bleiben. Beide Fassungen sind für A4 hoch eingerichtet. Für jeden Tag legen Sie ein neues Blatt an, in Excel am einfachsten durch Kopieren des Tabellenblatts.

Wofür ein Bautagebuch im Handwerk gut ist

Ein Bautagebuch hält fest, was an einem Tag auf der Baustelle passiert ist. Das klingt nach Papierkram, zahlt sich aber genau dann aus, wenn es Streit gibt. Und Streit gibt es am Bau meist erst Wochen oder Monate später, wenn sich niemand mehr genau erinnert.

Nachweis bei Streit um Mehrkosten

Der Auftraggeber ändert vor Ort etwas, der Bauleiter sagt „machen Sie das so“. Ohne Aufzeichnung steht bei der Schlussrechnung Aussage gegen Aussage. Mit einem Eintrag, wer was wann angeordnet hat, lässt sich der Nachtrag begründen.

Behinderungen und Wartezeiten

Das Vorgewerk ist nicht fertig, der Estrich noch nass, die Pläne fehlen. Wer solche Tage festhält, kann später zeigen, warum sich der Termin verschoben hat und warum Leute umsonst angefahren sind.

Stundenlohnarbeiten

Arbeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden, brauchen einen Nachweis über Leute und Stunden. Das Bautagebuch ersetzt die Stundenlohnzettel nicht, stützt sie aber: Es zeigt, dass an dem Tag wirklich so viele Leute auf der Baustelle waren.

Mängel und Zustand

Nummerierte Fotos mit kurzer Beschreibung belegen, in welchem Zustand Sie einen Bereich übernommen oder übergeben haben. Das hilft, wenn später ein Schaden auftaucht und die Frage lautet, wer ihn verursacht hat.

Was rechtlich gilt

Die wichtigsten Punkte in Kürze, ohne Gewähr, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Rechtsberatung. Was im Einzelfall gilt, hängt vom Vertrag ab.

• Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, ein Bautagebuch zu führen, gibt es für Handwerksbetriebe nicht. Der Bauvertrag kann es aber verlangen, und große Auftraggeber tun das häufig.
• Bei Architekten und Ingenieuren gehört die Dokumentation des Bauablaufs zur Objektüberwachung, also zur Leistungsphase 8 der HOAI. Für Gebäude nennt die HOAI dabei das Bautagebuch als Beispiel. Den Text finden Sie bei gesetze-im-internet.de.
• Ist die VOB/B vereinbart und fühlt sich der Auftragnehmer in der Ausführung behindert, muss er das dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich anzeigen (§ 6 Abs. 1 VOB/B). Das Bautagebuch ersetzt diese Anzeige nicht, belegt aber, wann die Behinderung begann, wie lange sie dauerte und was sie ausgelöst hat.
• Für Stundenlohnarbeiten nach VOB/B sind Stundenlohnzettel einzureichen, je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich (§ 15 Abs. 3 VOB/B). Die Einträge zu Personal und Stunden im Bautagebuch sind ein guter Gegenbeleg, wenn Zettel bestritten werden.

Für Aufträge ohne VOB/B, etwa bei Privatkunden, gelten diese Regeln nicht automatisch. Ein sauber geführtes Bautagebuch ist trotzdem ein Beleg, den man im Streit vorlegen kann. Im Zweifel fragen Sie Ihre Innung oder einen Anwalt.

Tipps zum Ausfüllen

1. Jeden Tag ausfüllen, auch an Tagen, an denen wenig passiert ist. Lücken wirken im Streit schlechter als ein kurzer Eintrag.
2. Gleich vor Ort schreiben, nicht abends im Büro aus dem Gedächtnis. Am besten vor dem Gehen.
3. Die Bericht-Nr. fortlaufend vergeben, dann fällt auf, wenn ein Blatt fehlt.
4. Konkret bleiben: welches Bauteil, welche Achse, welches Geschoss. „Weitergearbeitet“ hilft später niemandem.
5. Fotos nummerieren und die Nummer im Dateinamen oder auf dem Foto wiederfinden lassen.
6. Anordnungen des Auftraggebers immer mit Uhrzeit und Person notieren: wer hat was wann gesagt.
7. Behinderungen zusätzlich schriftlich anzeigen. Der Eintrag im Bautagebuch allein reicht dafür nicht.
8. Das Blatt unterschreiben und, wenn es geht, vom Auftraggeber oder seiner Bauleitung gegenzeichnen lassen.

Typische Fehler beim Bautagebuch

Es wird nachträglich geschrieben

Ein Bautagebuch, das am Ende der Woche in einem Rutsch entsteht, ist ungenau und lässt sich leicht angreifen. Der Wert liegt darin, dass es am selben Tag geschrieben wurde.

Es fehlen die unangenehmen Tage

Gerade die Tage mit Wartezeit, Regen oder fehlendem Material sind die, auf die es später ankommt. Wer sie weglässt, weil nichts vorangegangen ist, verschenkt genau den Nachweis.

Fotos ohne Bezug

Hunderte Bilder auf dem Handy nützen wenig, wenn niemand weiß, welche Wand an welchem Tag zu sehen ist. Nummer und Beschreibung im Tagesblatt machen aus dem Foto einen Beleg.

Digital statt Papier

Für eine überschaubare Baustelle reicht ein sauber geführtes Papier-Bautagebuch. Es kostet nichts und funktioniert auch im Keller ohne Netz. Mühsam wird es, wenn mehrere Baustellen parallel laufen: Blätter gehen verloren, Fotos liegen auf verschiedenen Handys, und das Büro tippt die Stunden noch einmal für die Lohnabrechnung ab.

Ein digitales Bautagebuch lohnt sich meist dann, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Fotos sollen direkt am richtigen Tag und am richtigen Bauvorhaben hängen.
• Stunden aus dem Bautagebuch sollen ohne Abtippen in Lohn und Nachkalkulation landen.
• Die Bauleitung will sehen, was auf allen Baustellen los ist, ohne herumzufahren.
• Im Streit soll ein Bericht mit Zeitstempel schnell auffindbar sein.

Für die Stunden der einzelnen Mitarbeiter gibt es außerdem eine kostenlose Stundenzettel Vorlage, für Regie- und Stundenlohnarbeiten beim Kunden die Rapportzettel Vorlage. Alle Vordrucke finden Sie unter kostenlose Vorlagen.

Ob sich eine digitale Lösung für Ihren Betrieb rechnet, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch. Und wenn die Antwort lautet, dass die Vorlage reicht, sage ich Ihnen das auch.