Urlaubsantrag Vorlage: kostenlos als PDF und Excel.

Was in der Vorlage steht

• Name, Personalnummer, Abteilung und Vorgesetzte/r
• Art der Abwesenheit: Erholungsurlaub, Überstundenausgleich, unbezahlter Urlaub oder Sonderurlaub mit Anlass
• bis zu drei Zeiträume mit erstem und letztem Urlaubstag und den Arbeitstagen dazwischen
• Urlaubskonto: Anspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, schon genommen, dieser Antrag, verbleibend
• Vertretung während der Abwesenheit
• Entscheidung mit genehmigt, abgelehnt oder genehmigt mit Änderung, Begründung und Unterschrift
• Vermerk für das Büro: Urlaubsplan, Mitarbeiter informiert, an die Lohnbuchhaltung

In der Excel-Fassung zählt die Vorlage die Arbeitstage von Montag bis Freitag selbst und rechnet den verbleibenden Urlaub aus. Gesetzliche Feiertage kennt die Formel nicht, die ziehen Sie von Hand ab, weil sie je Bundesland verschieden sind. Beide Fassungen sind für A4 hoch eingerichtet.

So füllen Sie den Urlaubsantrag richtig aus

1. Als Zeitraum den ersten und den letzten Urlaubstag eintragen, nicht den Tag der Rückkehr.
2. Arbeitstage zählen, nicht Kalendertage. Wochenenden und Feiertage verbrauchen keinen Urlaub, wenn an ihnen sonst nicht gearbeitet wird.
3. Die Art ankreuzen. Überstundenausgleich und unbezahlter Urlaub kürzen den Urlaubsanspruch nicht.
4. Eine Vertretung absprechen, bevor der Antrag abgegeben wird. Das beschleunigt die Entscheidung.
5. Das Urlaubskonto ausfüllen, wenn Sie es kennen. Sonst trägt es das Büro ein.
6. Eine Kopie des genehmigten Antrags geht zurück an den Mitarbeiter, das Original in die Personalakte.

Was das Urlaubsrecht dazu sagt

Die wichtigsten Regeln aus dem Bundesurlaubsgesetz in Kürze, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Rechtsberatung. Tarifvertrag und Arbeitsvertrag können mehr Urlaub oder eigene Abläufe vorsehen.

• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr, gerechnet auf eine Woche mit sechs Werktagen (§ 3 BUrlG). Bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage.
• Der Arbeitgeber berücksichtigt die Urlaubswünsche, außer dringende betriebliche Belange oder Wünsche anderer Beschäftigter, die aus sozialen Gründen Vorrang haben, stehen entgegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
• Urlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen vorgesehen, dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
• Wer im Urlaub krank wird und das mit einem ärztlichen Zeugnis nachweist, bekommt die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG).
• Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16). Das Feld „verbleibender Urlaub“ hilft, daran zu denken.

Eine bestimmte Form für den Urlaubsantrag schreibt das Gesetz nicht vor. Schriftlich ist er trotzdem sinnvoll, weil er im Streit belegt, was beantragt und was genehmigt wurde. Den Gesetzestext finden Sie bei gesetze-im-internet.de.

Wie viele Tage bei Teilzeit, Eintritt oder Kündigung zustehen und was offener Urlaub beim Ausscheiden in Euro wert ist, rechnet der Rechner für Urlaubsanspruch und Urlaubsabgeltung aus.

Typische Fehler beim Urlaubsantrag

Resturlaub wird nicht nachgehalten

Wenn niemand weiß, wie viele Tage noch offen sind, fällt das im Dezember auf, wenn alle gleichzeitig ihren Rest nehmen wollen. Und ohne Hinweis an den Mitarbeiter verfällt der Rest nicht einfach.

Zettel bleiben in der Schublade

Der Antrag ist genehmigt, aber nicht im Urlaubsplan und nicht bei der Lohnbuchhaltung angekommen. Dafür ist der Vermerk unten auf der Vorlage gedacht.

Alle sind gleichzeitig weg

In den Sommerferien und zwischen den Jahren wollen viele frei. Wer Anträge einzeln auf Papier entscheidet, sieht die Überschneidung erst, wenn die Baustelle unbesetzt ist.

Wann sich ein digitaler Urlaubsantrag lohnt

Für einen kleinen Betrieb mit einer Handvoll Leuten reicht ein sauber geführter Papierantrag. Bei mehr Beschäftigten wird das Nachhalten mühsam. Bei Hessel u. Sohn, einem Haustechnikbetrieb mit rund 40 Beschäftigten, stellen die Mitarbeiter den Antrag inzwischen im Mitarbeiterportal am Handy. Die Software zeigt bei der Entscheidung, welche Kollegen im selben Zeitraum schon frei haben, zählt nur echten Erholungsurlaub gegen den Anspruch und trägt den genehmigten Urlaub in den Terminkalender der Branchensoftware ein.

Ein digitaler Urlaubsantrag lohnt sich meist dann, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Das Büro rechnet den Resturlaub jedes Jahr von Hand nach.
• Genehmigte Anträge müssen noch in Urlaubsplan, Kalender und Lohnabrechnung übertragen werden.
• Vorgesetzte entscheiden, ohne zu sehen, wer im selben Zeitraum schon frei hat.
• Urlaub, Stunden und Personalakte sollen an einer Stelle liegen.

Wie das bei Hessel u. Sohn aussieht, zeigt die Projektgeschichte vom Papier zum Portal. Was ab 2027 für Entgeltunterlagen gilt, steht in der Notiz Elektronische Entgeltunterlagen. Für die Arbeitszeit gibt es außerdem eine kostenlose Stundenzettel Vorlage.

Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch. Und wenn die Antwort lautet, dass die Vorlage reicht, sage ich Ihnen das auch.