Arbeitszeit­nachweis Vorlage: ein Monat auf einem Blatt.

Arbeitszeitnachweis oder Stundenzettel?

Beide halten Arbeitszeit fest, aber für verschiedene Zwecke. Der Arbeitszeitnachweis beantwortet die Frage, wann jemand gearbeitet hat, und zwar einen ganzen Monat lang. Das ist der Nachweis für Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz und Lohnabrechnung. Der Stundenzettel für Handwerker beantwortet zusätzlich, wo und woran: Baustelle, Tätigkeit und Fahrzeit, Woche für Woche.

• Arbeitszeitnachweis: eine Person, ein Monat, Soll und Ist. Gut für Minijob, Aushilfe, Büro, Lager.
• Stundenzettel: eine Woche, mehrere Baustellen am Tag, Fahrzeit getrennt. Gut für Monteure und Gesellen.
• Rapportzettel: ein Einsatz beim Kunden mit Material und Kundenunterschrift, die Grundlage der Rechnung. Dafür gibt es die Rapportzettel Vorlage.

Was in der Vorlage steht

• Kopf mit Name, Personalnummer, Monat und vereinbarten Wochenstunden
• 31 Zeilen, eine je Kalendertag, mit Datum, Beginn, Ende, Pause in Minuten und Arbeitszeit
• eine Spalte Bemerkung für Urlaub, Krankheit, Feiertag oder Zeitausgleich
• Summe Ist, Soll im Monat und Differenz als Plus oder Minus
• Unterschrift von der beschäftigten Person und vom Arbeitgeber

In der Excel-Fassung tragen Sie oben den Ersten des Monats ein, dann füllen sich Datum und Wochentag selbst. Die Arbeitszeit rechnet sich aus Beginn, Ende und Pause, auch über Mitternacht. Das Soll ergibt sich aus Wochenstunden und Arbeitstagen pro Woche für die Tage Montag bis Freitag. Feiertage kennt die Datei nicht: Tragen Sie sie in der Bemerkung ein und ziehen Sie sie vom Soll ab.

Wer einen Arbeitszeitnachweis führen muss

Der Stand November 2026, kurz und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• Minijobs und bestimmte Branchen: Für geringfügig Beschäftigte und in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter das Baugewerbe, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG).
• Mehr als acht Stunden: Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
• Alle Betriebe: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten grundsätzlich erfassen. Eine Form schreibt der Beschluss nicht vor, Papier ist erlaubt.

Was das geplante neue Arbeitszeitgesetz an der elektronischen Erfassung ändern soll, steht in der Notiz Arbeitszeiterfassung im Handwerk: was heute Pflicht ist.

Das ist keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können mehr verlangen. Ob Ihr Betrieb zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG zählt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrer Innung.

So füllen Sie den Nachweis aus

1. Uhrzeiten statt Summen: 7:00 bis 15:30 mit 30 Minuten Pause ergibt 8,0 Stunden, und jeder kann es nachrechnen.
2. Spätestens nach sieben Tagen eintragen, besser am selben Tag. Am Monatsende aus dem Gedächtnis ist zu spät.
3. Pause in Minuten, so wie sie tatsächlich war, nicht pauschal.
4. Freie Tage kennzeichnen: U für Urlaub, K für krank, F für Feiertag, ZA für Zeitausgleich. Dann versteht das Lohnbüro die Lücken ohne Rückfrage.
5. Am Monatsende Soll und Ist vergleichen und die Differenz eintragen. Ein Plus wird ausgezahlt oder dem Zeitkonto gutgeschrieben, so wie es vereinbart ist.
6. Beide unterschreiben, dann ablegen und zwei Jahre aufheben.

Aus der Praxis: Soll, Ist und Zeitkonto

Bei Hessel u. Sohn, einem Haustechnikbetrieb in Stuttgart mit rund 40 Beschäftigten, entsteht der Monatsnachweis nicht mehr auf Papier. Die Personalakte rechnet aus den erfassten Stunden je Mitarbeiter einen Stundennachweis mit Soll, Ist und Arbeitszeitkonto, der sich drucken lässt. Vor jedem Lohnlauf zeigt sie an, wer unter dem Soll liegt und ob das durch Urlaub, Krankheit oder Zeitausgleich erklärt ist. Diese Prüfung ist genau die letzte Zeile dieser Vorlage, nur dass sie niemand mehr von Hand rechnet.

Für einen kleinen Betrieb reicht die Vorlage völlig. Wenn aber jeden Monat Dutzende Nachweise abgetippt und gegen die Lohnabrechnung geprüft werden, lohnt sich ein Blick auf Stundenerfassung mit DATEV und die Projektgeschichte vom Papier zum Portal.